日程調整AIエージェントで会議調整を自動化
元記事公開日: 2026年2月25日
出典: https://biz.moneyforward.com/ai/basic/3613/
日程調整AIエージェントは、カレンダーの空き時間や既存予定を参照し、参加者に適した候補日時を提示する。相手の選択後は予定登録と招待メール送付までを処理し、メールや電話による日程調整の往復を減らすことが期待される。
背景
営業の商談設定、社内会議、採用面接、外部専門家との打ち合わせでは、参加者の都合を確認して候補日を提示する作業が発生する。メールや電話で候補日を何度もやり取りする場面があり、複数人が参加する会議や拠点をまたぐ調整では負担が大きくなる。リモートワークの普及、Web会議の増加、働く時間帯の多様化も、全員が参加できる時間を探す難しさにつながっている。
要望・目的
会議・商談・面談の日程調整で、空き時間の確認、候補日時の提示、返信確認、予定登録を手作業で繰り返さない仕組みが求められる。複数人の予定を横断して確認し、移動時間や優先度の高い予定も考慮した日時を提示できることが想定されている。カレンダーの二重登録、時間帯の誤り、招待や会議URLの送り忘れを防ぐことも目的に含まれる。
実装・実施内容
利用者のGoogleカレンダーまたはOutlookカレンダーを日程調整AIエージェントに連携させる。AIは既存予定と空き時間を参照し、調整相手へ複数の候補日時を提示する。相手が候補を選択すると、予定を参加者のカレンダーへ登録する。ツールによっては、招待状の送付、Web会議URLの発行、リマインドメール送信まで一括処理する。機密性の高い予定を扱う場合は、公開範囲と調整対象外の予定を定める必要がある。
AIサービス・システム
日程調整AIエージェントは、カレンダー連携とAIによる日時の最適化を組み合わせる仕組みである。GoogleカレンダーやOutlookの情報から空き時間を把握し、参加者全員が参加できる候補日時を抽出する。移動時間や予定の優先度を考慮した提案もできる。カレンダーを利用していない相手には、調整用URLまたは候補日リストをメールやビジネスチャットで送付し、相手が日時を選ぶ方法もある。